Nå er det bare dager igjen til vi tar i bruk et nytt journalsystem. Kristiansund kommunes bidrag på vei mot «én innbygger, én journal», skriver Kristiansund kommune.
Systemene som brukes i dag har vært benyttet siden 90-tallet og er dårlig tilpasset dagens krav og behov, slik at noe måtte gjøres, opplyser kommunen.
Nytt system
Bytte av journalsystem, i tjenester som er tilgjengelig hele døgnet, fører til betydelige kostnader for opplæring av ansatte samt selve prosjektgjennomføringen. Samtidig gir dette en verdifull mulighet til grundig gjennomgang og forbedring av våre arbeidsprosesser.
Hva har vi og hva får vi?
| Hva har vi? | Hva får vi? |
|---|---|
| Stort sett ustrukturerte systemer med mye fritekst som ikke er søkbart | Strukturerte data med muligheter for å søke, gjengi og vise data strukturert |
| Ingen styringsinformasjon – hvordan driver vi tjenesten i dag? | Styringsinformasjon fra de ulike nivåene i tjenesten |
| Liten eller ingen grad av kontroll på riktighet av det som legges inn - kvalitetskontroll | Kontroll med mye av det som legges inn for å sikre riktig informasjon |
| Fire ulike system som ikke snakker sammen | Et system for helse og omsorg samt barn, familie og helse |
| Meldingskommunikasjon med helseforetak | Samme system som Helse Møre og Romsdal etter plan mot slutten av april 2024 |
| liten mulighet til kommunikasjon med innbyggerne, pasienter og pårørende annet en via epost eller telefon | HelsaMi, en app, med funksjonalitet for timebestilling og direkte meldinger med tjenesten. Godkjenning av vaksinasjon på barn i stedet for papirlapp i ranselen til barna |
| Journalsystemer som i hovedsak egner seg mot pleietjenester og i liten grad er egnet til de mange andre behovene som finnes i kommunen | Moduler utarbeidet av fageksperter fra kommunene tilpasset de ulike behovene |
| Mye tid går med til å sjekke opplysninger, legge inn opplysninger fra andre og lete etter opplysninger | Et strukturert system som på sikt samler alt på “ett sted”. |
| Mange små baser vanskeliggjør forskning på kommunale helsetjenester | Tilrettelagt for å kunne forske på innholdet i en felles base |
| En innbygger - mange journaler. Spesielt kronisk syke og andre som trenger helsevesenet mye, må gjenta sine opplysninger hele tiden til nye aktører | Opplysningene ligger en plass og de aktørene som velger å knytte seg på, bidrar inn mot målet om «-en innbygger en journal» |
Utfordringsbilde
Dagens utfordringer med at stadig flere innbyggere trenger stadig flere tjenester, samtidig med at det blir færre til å gjøre oppgavene, krever at måten å jobbe på forbedres og effektiviseres der det er mulig. Dette er bakgrunnen for viktigheten å satse helhjertet på denne muligheten og gjøre det vi kan for at dette blir bra.
Godt gjennomført arbeid
Det er jobbet utrolig bra i alle ledd for at ansatte skal få en god og grundig opplæring. Vi har fått ryddet i data og fått sikret en god kvalitet på informasjonen vi fører over i nytt journalsystem.
For mange ansatte bli dette en helt ny måte å jobbe på og for de fleste er det en stor utfordring og gå fra et system man kan 100 prosent og starte på noe de beste kan 30–40 prosent. Likevel er det positiv stemning og tro på at dette får vi til. Det hjelper godt at flere kommuner har gått før oss, og at disse bidrar med erfaringer og gode råd på veien.
HelsaMi
Det jobbes mot at vi etter hvert kan ta i bruk god funksjonalitet i HelsaMi, (app for kommunikasjon som inneholder din helseinformasjon når den blir oppdatert, ) for at innbyggere pasienter og pårørende skal ha en enklere måte å kommunisere med tjenestene på.
Lappen i ranselen om samtykke til at elevene kan ta vaksine, kan byttes ut med at foreldrene logger inn i HelsaMi og godkjenner derfra. Pårørende til eldre kan gå samtykke til å få informasjon inn i sin app og lettere ivareta den som trenger hjelp.
Helseforetaket
I slutten av april er planlagt oppstart for Helseplattformen i Helse Møre og Romsdal og da får vi en stor gevinst av felles journalsystem med sykehusene. Dette legger et bedre grunnlag for samhandling og utvikling mellom kommunene og Helseforetaket.
Fastleger
Det er også et håp om å få med fastlegene etter hvert. Den modulen beregnet for fastlegene er ennå ikke ferdig utbedret etter at den første utgaven som et legekontor i Trondheim tok i bruk, ikke fungerte godt nok. Nå er mange leger involvert i å komme med innspill og vurdere hvordan det fungerer for å nå målet om en modul som har tilsvarende funksjonalitet og brukervennlighet som dagens systemer for fastlegene.
Ny modul blir tatt i bruk for Vannylven legekontor for utprøving fra desember av.
Legevakt
Det er også et mål om at utbedringene av modulen for legevakt, gir en god og funksjonell løsning for legevakt. Dette vil gjøre at ansatte på legevakt får tilgang til mer informasjon om pasienter de får inn på legevakten.
Endring er krevende
Endring er utfordrende og de fleste slike prosesser er det rundt 15 prosent som er svært ivrig og ønsker endring, rundt 15 prosent har utfordringer med endring og ønsker det ikke og resten, 70 prosent havner i midten og kommer seg gjennom det. Dette er viktig å ta hensyn til i denne typen endringsprosesser.
Det er mye negativt snakk om Helseplattformen, og det kan være vanskelig å høre så mange negative ting om systemet vi skal bruke. Da hjelper det mye å høre direkte fra de som faktisk har tatt systemet i bruk, og som får det til på en god måte.
Det er imidlertid slik at å gå gjennom en så stor endring, vil kreve tid. Det er nå litt over en uke til vi går i gang. Det er ikke målstreken, men starten på neste etappe. Flere har vert med på å skifte journal før og det tar en del tid før alle er like gode i det nye systemet som de var i det gamle.
Erfaring tilsier at et journalsystem er aldri så bra som den dagen det slås av og aldri så dårlig som den dagen det slås på.
Kommandosenterperioden
Vi er nå i gang å rigge oss for kommandosenterperioden, altså oppstart av bruk av Helseplattformen som eneste journalsystem. Vi får ressurser fra Helseplattformen som blir tilstede hos oss, instruktører og superbrukere bistår så godt de kan for å hjelpe ansatte i gang i nytt system klokken 2200 fredag 3.november. Det vil være spesielt fokus på å komme godt i gang.
(Kilde: Kristiansund kommune)
